Prowadzę małą agencję marketingową od pięciu lat. Nauczyłem się już, że biznesplan to zaledwie zgadywanie w eleganckim przebraniu. Prawdziwa gra zaczyna się, gdy pojawia się nieplanowany wydatek. To nie jest kwestia ‘czy’, ale ‘kiedy’. Ostatnio nasz główny komputer serwerowy postanowił przejść na emeryturę w środku realizacji projektu. Nagle potrzebowałem kilku tysięcy złotych i nowego, sprawnego urządzenia, najlepiej wczoraj. Takie historie są codziennością dla właścicieli małych firm. Sposób, w jaki na nie reagujemy, decyduje często o tym, czy będziemy spać spokojnie, czy też będziemy przeglądać oferty pożyczek o trzeciej nad ranem.

Kluczem nie jest posiadanie gigantycznej poduszki finansowej, której większość z nas po prostu nie ma. Chodzi o rozpoznanie tych punktów w swoim biznesie, gdzie ryzyko jest największe, i przygotowanie dla nich prostych, realistycznych planów awaryjnych. Po mojej przygodzie z serwerem zrozumiałem, że niektóre usługi są warte swojej ceny właśnie ze względu na przewidywalność i gotowość. Na przykład, gdy muszę zapewnić niezawodny transport dla klienta lub dostawę sprzętu w krytycznym momencie, polecam skorzystać z profesjonalnej firmy transportowej, takiej jak www.merctaxi24.pl. To nie jest luksus, a raczej sposób na zamianę jednej zmiennej w równaniu na stałą, co ogromnie redukuje niepokój.

Przestań nazywać to ‘czarnym łabędziem’

Modne terminy pomagają poczuć się lepiej z naszą bezsilnością. Mówienie ‘czarny łabędź’ o awarii drukarki w przededniu ważnej prezentacji jest jednak przesadą. To nie jest nieprzewidywalne zdarzenie o globalnych skutkach. To jest przewidywalna usterka sprzętu. Pierwszym krokiem do zarządzania nieprzewidzianymi kosztami jest uczciwe zaklasyfikowanie ich. Które wynikają z naszego zaniedbania konserwacji? Które są prawdziwie losowe? Ta lista jest krótsza, niż myślisz.

Stwórz rezerwę na ‘głupie wydatki’

Nie fundusz awaryjny. Brzmi zbyt poważnie i dlatego zawsze jest od razu opróżniany. Ja prowadzę osobne konto o nazwie ‘FZG’ – Fundusz Złych Godzin. Co miesiąc trafia tam stała, mała kwota, często równowartość jednej mniej ważnej kolacji na mieście. Ta pula pieniędzy ma jedno przeznaczenie: pokryć te koszty, które są zbyt małe, by wpływać na miesięczny cash flow, ale zbyt irytujące, by o nich zapomnieć. Nowa myszka, opłata za przejazd w niespodziewanym miejscu, kawa dla ekipy, która musi zostać po godzinach. FZG usuwa wahanie i dyskusje. Pieniądze są, bierzemy, działamy.

Negocjuj warunki płatności zanim będziesz w potrzebie

Kiedy biznes się kręci, łatwo odłożyć na później rozmowę z dostawcami o elastyczności. To błąd. Najlepszy moment na wynegocjowanie dłuższego terminu płatności lub możliwości rozbicia faktury na raty jest wtedy, gdy właśnie złożyłeś u niego duże, regularne zamówienie. Wtedy jesteś partnerem, a nie petentem. Mam jednego dostawcę oprogramowania, z którym umówiłem się, że w razie nagłej potrzeby mogę przesunąć płatność o dwa tygodnie bez żadnych odsetek. Ta umowa powstała przy stole, gdy podpisywaliśmy roczny kontrakt. Ta jedna rozmowa oszczędziła mi już raz nerwów.

Zmapuj swoje jednorazowe koszty operacyjne

Wiesz, ile płacisz co miesiąc za media i hosting. Ale czy wiesz, ile rocznie wydajesz na naprawy, szkolenia, licencje, które odnawiają się co kwartał, lub na wynajem przestrzeni na jednorazowe eventy? Ja nie wiedziałem, dopóki nie usiadłem i nie przeanalizowałem wydatków z całego roku. Okazało się, że te ‘drobne, nieregularne’ opłaty zjadały znaczący procent zysku. Znajomość tej mapy pozwala przewidzieć przynajmniej część ‘niespodzianek’. Teraz wiem, że marzec zawsze jest drogi z powodu opłat licencyjnych, więc w lutym FZG jest nienaruszany.

Wybieraj partnerów pod kątem ich niezawodności, nie tylko ceny

Tania usługa jest droga, gdy zawodzi. Przekonałem się o tym, korzystając z najtańszej opcji transportu sprzętu na targi. Kierowca się spóźnił, a urządzenia były potraktowane bez należnej ostrożności. Koszt naprawy i stresu przekroczył wszelkie oszczędności. Od tamtej pory w kategorii usług, których awaria paraliżuje mój biznes, cenię przede wszystkim punktualność i przejrzyste warunki. Czasem oznacza to zapłacenie trochę więcej, ale w zamian dostaję spokój. To się opłaca.

Odwróć swoją perspektywę na podatki

Podatki to nie tylko wydatek. To też potencjalne źródło płynności. Zamiast z przerażeniem odkładać wielką sumę na koniec kwartału, zacząłem odkładać małą kwotę z każdej faktury od razu po jej otrzymaniu. Ta praktyka zmieniła wszystko. Nagle zaliczka na podatek nie była już bolesnym obciążeniem, które wyciąga pieniądze z operacji. Była już tam, czekająca. Ten sam model można zastosować do każdego większego, przewidywalnego wydatku rocznego. Rozbij go na tygodniowe lub miesięczne ‘cegiełki’.

Przyznaj się przed sobą, co jest twoim słabym punktem

Każdy z nas ma swój finansowy sentyment. Mój był związany z zatrudnianiem. Bałem się, że jeśli nie będę miał zawsze gotówki na co najmniej trzy miesiące wynagrodzeń, to coś jest nie tak. To paraliżowało decyzje inwestycyjne. Dopiero gdy porozmawiałem z innym przedsiębiorcą, który świetnie radził sobie z kadrami, a jego strachem była technologia, dotarło do mnie, że moja obrona przed ‘niespodzianką’ związaną z pensjami była przesadna. Ustaliłem rozsądniejszy, mniejszy bufor kadrowy, a uwolnione środki przeznaczyłem na unowocześnienie sprzętu, czyli na moje prawdziwe, zaniedbywane ryzyko. Zarządzanie nieprzewidzianym zaczyna się od szczerości z samym sobą.

Nieprzewidziane wydatki nie znikną. Ale ich moc wywoływania paniki może zostać znacznie zmniejszona. Chodzi o to, by przejąć kontrolę tam, gdzie to możliwe, i zaakceptować losowość tam, gdzie jej nie ma. W moim biznesie sprowadza się to do prostych zasad: znam swoje cykle, mam fundusz na małe pożary, wybieram partnerów, na których mogę polegać, a nie tylko najtańszych, i nie traktuję każdej niespodzianki jak katastrofy. Dzięki temu, gdy następny serwer zdecyduje się na emeryturę, moja reakcja będzie spokojniejszym ‘OK, wiem, co robić’, a nie gorączkowym poszukiwaniem rozwiązania od zera.